1️⃣ Définir les besoins de vos apprenants
Avant d'importer quoi que ce soit, clarifiez les situations dans lesquelles l'IA devra être utile.
Besoins récurrents
Sur quels sujets vos collaborateurs vous sollicitent-ils le plus souvent (questions en réunion, messages Slack, emails…) ?
Quand quelqu'un rejoint votre équipe, sur quoi perd-il du temps les premières semaines ?
Zones grises et cas limites
Y a-t-il des décisions récurrentes pour lesquelles vos collaborateurs ne savent pas toujours quelle règle appliquer ?
Existe-t-il des nuances ou exceptions que seuls les "anciens" de l'équipe maîtrisent ?
Sur quels sujets les pratiques varient-elles d'une personne à l'autre, faute de référence commune ?
2️⃣ Identifier les documents qui répondent à chaque besoin
Pour chaque besoin identifié, posez-vous ces questions :
Existence
Une information fiable répond-elle déjà à ce besoin quelque part (procédure, guide, politique interne, FAQ, présentation…) ?
Y a-t-il une réponse de référence donnée à l'oral mais jamais écrite ? Si oui, il faut la documenter avant de l'ingérer.
Périmètre d'accès
Cette information concerne-t-elle tous vos apprenants, ou seulement une population spécifique (ex : managers, une équipe, un espace de formation particulier) ?
Y a-t-il un risque à rendre cette information accessible à tous (données sensibles, informations RH, contenu réservé à certains rôles) ?
💡 Si l'information ne concerne qu'une partie de vos apprenants, pensez à restreindre les droits d'accès du document lors de l'import. [En savoir plus sur la gestion des droits]
3️⃣ Vérifier la qualité du document avant d'ingérer
Un mauvais document dans la base peut dégrader la qualité des réponses de l'IA autant qu'une information manquante.
Fiabilité
Le document est-il à jour ? Reflète-t-il les pratiques actuelles de votre organisation ?
Est-il compréhensible de façon autonome, sans explication orale ou contexte supplémentaire ?
Existe-t-il un autre document sur le même sujet dans la base ?
→ Si oui, peut-on restreindre le nouveau document aux seules informations supplémentaires pour éviter un doublon ?
→ Si non, les informations sont-elles bien cohérentes entre les deux documents ?
Pérennité
Le contenu est-il stable dans le temps, ou susceptible de changer fréquemment (tarifs, contacts, décisions en cours) ?
Si le document évolue, qui sera responsable de le mettre à jour dans la base ?
✅ Le test en 3 questions
Avant tout import, vérifiez :
Un apprenant a déjà eu besoin de cette information, ou en aura vraisemblablement besoin
L'information est correcte, à jour et autonome : elle se suffit à elle-même
Quelqu'un est responsable de la maintenir : la base se dégrade si personne n'en a la responsabilité
Si vous répondez "oui" aux trois : importez. Sinon, prenez le temps de corriger avant d'intégrer.
🔗 Pour aller plus loin
Des questions supplémentaires ? N’hésitez pas à nous contacter à [email protected]. Notre équipe est à votre disposition pour vous aider et vous accompagner dans vos projets ! 💬