â±ïž L'essentiel en 3 minutes |
đ§ Comprendre l'enjeu pĂ©dagogique de l'alimentation de la base
La base de connaissances détermine ce que l'IA peut faire pour vos collaborateurs. Ce n'est pas un simple référentiel documentaire : c'est le socle à partir duquel l'IA comprend votre organisation, répond aux questions avec précision, et accompagne chaque apprenant dans son contexte.
Alimenter la base avec soin, c'est choisir quelles connaissances mĂ©ritent d'ĂȘtre rendues accessibles Ă vos Ă©quipes au moment oĂč elles en ont besoin. QualitĂ©, pertinence et mise Ă jour rĂ©guliĂšre sont les trois piliers d'une base rĂ©ellement utile.
đ ConnaĂźtre les trois sources d'alimentation
1. Formations réalisées sur Didask : intégration automatique
Tous vos contenus de formation créés dans l'éditeur Didask sont automatiquement ajoutés à la base. La mise à jour se fait en temps réel : chaque modification d'une formation est immédiatement répercutée. Aucune action n'est requise de votre part.
2. Ajout manuel de documents
Depuis l'onglet "Documents" dans la section Base de connaissances, vous pouvez importer vos documents par glisser-déposer ou sélection de fichiers.
Formats supportés : PDF, DOC/DOCX, XLS/XLSX, CSV, MD, PPT/PPTX, PNG/JPG/JPEG
Limite de taille : 30 Mo maximum par fichier
Cette option est idéale pour vos procédures internes, guides opérationnels, politiques internes et documentation technique.
3. Connecteurs automatiques
Les connecteurs permettent la synchronisation automatique depuis vos outils collaboratifs (ex : SharePoint), avec une mise à jour quotidienne des contenus. Cette fonctionnalité est disponible sur devis : contactez l'équipe Didask pour en savoir plus.
đ GĂ©rer les droits d'accĂšs aux documents
Pour les documents importés manuellement, vous pouvez définir des droits d'accÚs spécifiques :
Public : tous les utilisateurs ayant accĂšs Ă l'IA peuvent consulter le document
Restreint par espace de formation : accÚs limité aux membres de certains espaces
Restreint par groupe : accÚs limité à des groupes d'utilisateurs spécifiques
Les droits sont configurables lors de l'import et s'appliquent individuellement à chaque document. Un utilisateur ne pourra accéder qu'aux informations contenues dans les documents pour lesquels il dispose des droits.
Exemple pratique : un document RH peut ĂȘtre limitĂ© aux managers, tandis qu'un guide produit reste accessible Ă tous les commerciaux.
đ€ Optimiser la base en continu grĂące aux donnĂ©es d'usage
Une fois la base déployée, utilisez les données d'utilisation pour orienter vos priorités. Le classement des "connaissances les plus utilisées" révÚle les sujets prioritaires pour vos équipes : enrichissez-les en premier avec plus de détails, d'exemples et de cas pratiques.
Analysez également les feedbacks négatifs pour identifier les lacunes ou imprécisions. Les documents générant des réactions "réponse incomplÚte" ou "hors-sujet" nécessitent probablement une restructuration ou un complément.
âš Conseils d'optimisation
Commencez simple : vos formations existantes constituent déjà une excellente base. Ajoutez progressivement vos documents métier les plus consultés.
Organisez vos droits dÚs le départ : définissez une logique claire de droits d'accÚs pour éviter les confusions lors du déploiement.
Qualité avant quantité : privilégiez des documents à jour et bien structurés plutÎt qu'un grand volume de contenus obsolÚtes.
Mots-clés : base de connaissances, alimentation, import de documents, connecteurs, droits d'accÚs, IA Didask, coach