🔒 OPTION PAYANTE : Pour activer cette fonctionnalité, contactez directement votre Customer Success Manager ou votre Key Account Manager. |
⏱️ L'essentiel en 3 minutes
• L'accès au coach se configure depuis la section "IA Didask" de votre interface administrateur.
• Deux options s'offrent à vous : accès global pour tous les utilisateurs, ou accès restreint par groupe, espace ou utilisateur individuel.
• Les droits d'accès aux documents s'appliquent indépendamment : un utilisateur ne voit que les connaissances auxquelles il a accès, même si le coach est activé globalement.
🧠 Comprendre l'enjeu pédagogique de l'activation du coach
Activer le coach, c'est ouvrir un canal d'apprentissage permanent pour vos collaborateurs, en dehors des formations structurées. Contrairement à l'assistant d'apprentissage qui accompagne les apprenants à l'intérieur des modules, le coach est disponible à tout moment pour répondre à une question métier, retrouver une procédure ou s'entraîner sur un sujet donné.
Le choix du périmètre d'accès n'est pas anodin : un déploiement trop restreint limite l'impact, un déploiement trop rapide sans préparation peut générer de la confusion. La configuration que vous choisissez influence directement l'adoption et la qualité des réponses perçues par vos équipes.
✅ Choisir un accès global (recommandé)
L'accès global donne à tous les utilisateurs de votre organisation la possibilité d'utiliser le coach.
Avantages :
Déploiement simple et uniforme, sans gestion individuelle.
Favorise une culture d'apprentissage partagée à l'échelle de l'organisation.
Maximise l'utilisation de votre base de connaissances existante.
Usage recommandé : organisations qui souhaitent encourager l'apprentissage informel à grande échelle, avec une base de connaissances déjà bien alimentée.
🔒 Choisir un accès restreint
L'accès restreint permet de limiter l'utilisation du coach à une population définie. Plusieurs options de restriction sont disponibles :
Administrateurs uniquement : idéal pour tester le coach avant tout déploiement.
Par espace de formation : pour limiter l'accès à certains départements ou équipes projet.
Par groupe : pour cibler des populations spécifiques comme les managers ou les experts métier.
Utilisateurs individuels : pour une sélection manuelle dans des cas très spécifiques.
Avantage principal : contrôle total sur le déploiement, possibilité d'un lancement progressif.
⚒️ Comprendre la gestion des connaissances et des permissions
Le coach accède par défaut à l'ensemble de votre base de connaissances, qui inclut toutes vos formations créées dans le Studio Didask, les documents métier importés, ainsi que les ressources issues de vos intégrations (ex. SharePoint).
Cependant, même si un utilisateur a accès au coach, il ne voit que les connaissances pour lesquelles il possède les droits d'accès. Par exemple :
Un utilisateur du service commercial n'aura pas accès aux documents RH confidentiels.
Les procédures spécifiques à un département restent cloisonnées.
Les informations stratégiques peuvent être limitées aux managers.
Cette double sécurité (accès au coach + droits sur les documents) vous permet de déployer largement tout en respectant la confidentialité de vos informations.
🚀 Activer le coach : les étapes
Accédez à la section IA Didask depuis votre interface administrateur.
Sélectionnez votre option d'accès : global ou restreint.
Si vous optez pour l'accès restreint, définissez les utilisateurs, groupes ou espaces concernés.
Cliquez sur "Activer le Coach".
Les utilisateurs autorisés voient immédiatement apparaître le coach dans leur interface et peuvent commencer à l'utiliser pour leurs questions du quotidien.
💡 Conseils pour un déploiement réussi
Pour un premier déploiement, commencez par un accès restreint aux administrateurs ou à quelques utilisateurs pilotes, puis élargissez progressivement une fois que vous êtes satisfait des performances.
Pour maximiser l'adoption, optez pour l'accès global accompagné d'une communication sur les cas d'usage concrets du coach, afin d'encourager son utilisation dès les premières semaines.
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